L’importanza del monitoraggio aziendale nella fase Post – Covid

Cosa si intende con il termine whistleblowing?

Con il termine inglese Whistleblowing si indica l’azione da parte di un individuo – il così detto “segnalatore” o “whistleblower” –  di segnalare comportamenti illeciti o violazioni di normative del quale sia stato esso stesso testimone all’interno di un’impresa o di un ente nell’esercizio delle proprie funzioni.

Nella maggior parte dei casi il segnalante è un dipendente ma non è escluso il fatto che la segnalazione venga fatta da una terza parte, come ad esempio un fornitore o un cliente.

Perché si possa parlare di Whistleblowing, la segnalazione deve avere come oggetto le violazioni (comportamenti, atti od omissioni) di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Quando la segnalazione proviene da un dipendente dell’azienda tramite canali interni di segnalazione  si parla di whistleblowing “interno” , mentre nei casi in cui la denuncia viene fatta tramite un canale esterno (ad esempio Anac) o tramite divulgazione pubblica (ad esempio alla stampa) si parla di whistleblowing “esterno”.

Spesso il segnalatore sceglie di intraprendere un’azione pubblica quando c’è scarsa fiducia nei confronti dell’impresa o dell’ente all’interno del quale la violazione è stata commessa proprio perché non considera sicuri e adeguati i sistemi e le procedure interne di gestione dei casi di segnalazioni o ha paura di incorrere in ritorsioni. È per questo motivo che risulta rilevante per una azienda dotarsi id un canale di segnalazione interno efficace e funzionale.

Chi può segnalare?

I segnalatori possono essere:

  • lavoratori subordinati,
  • lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso i soggetti del settore privato
  • liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato
  • volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato
  • azionisti (persone fisiche)

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso i soggetti del settore privato

Cosa si può segnalare?

Nell’ambito del Whistleblowing rientrano le segnalazioni di violazioni di disposizioni normative nazionali o europee (illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; commissione di reati presupposto del D.Lgs. 231/01 oppure mancata osservanza dei presidi di controllo previsti dai Modelli 231; illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea; atti od omissioni che recano danno agli interessi finanziari dell’Unione, o riguardanti il mercato interno) che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo.

Cosa prevede Il Decreto Whistleblowing?

Il D.Lgs 24/2023, recependo la Direttiva Europea 2019/1937, ha previsto l’obbligo per la maggior parte delle aziende  – entro la fine del 2023 – di istituire propri canali di segnalazione interna (che possono essere effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale – attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato) e l’introduzione di misure volte alla concreta riservatezza dell’identità e tutela dei segnalanti.

Questo nuovo decreto riconosce alla “segnalazione” un ruolo chiave nella prevenzione delle violazioni normative e vuole garantire ai soggetti che compiono questa azione – indipendentemente dal fatto che lavorino in un’azienda pubblica o privata – una tutela più definita e strutturata.

Nel dettaglio è previsto l’obbligo per le aziende di:

  • implementare canali di segnalazione interna;
  • adottare procedure per l’effettuazione e la gestione del canale di segnalazione interna;
  • informativa sul canale di segnalazione esterna – Anac;
  • garantire le misure di tutela dei segnalanti, come la riservatezza della loro identità e il divieto di ritorsioni nei loro confronti;
  • implementazione delle attività necessarie in tema di trattamento dei dati personali.

Quali Aziende devono rispettare l’adempimento normativo del Whistleblowing?

  • Le aziende private con almeno 50 lavoratori subordinati nell’ultimo anno;
  • Le aziende che hanno adottato il Modello 231, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.;
  • Le aziende del settore Pubblico;
  • Le aziende che operano in un settore regolamentato a livello europeo, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati.

Entro quando le Aziende devono rispettare questo obbligo normativo?

Devono adeguarsi alla nuova normativa:

  • entro il 15 luglio 2023 le aziende private con più di 249 lavoratori
  • entro il 17 Dicembre 2023 le aziende settore privato fino a 249 dipendenti.

Quali sanzioni sono previste per le aziende che non rispettano l’obbligo normativo del Whistleblowing?

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) prevede e applica ai responsabili le seguenti sanzioni:

  • da € 10.000 a € 50.000 quando accerta che:
    • sono state commesse ritorsioni;
    • la segnalazione è stata ostacolata o si è tentato di ostacolarla o è stato violato l’obbligo di riservatezza;
    • non sono stati istituiti canali di segnalazione o non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero l’adozione o la loro implementazione non è conforme alla normativa;
    • non è che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
  • da € 500 a € 2.500 quando accerta che sono state violate le tutele nei confronti del segnalante.

Quali sono i vantaggi per le aziende che implementano sistemi di segnalazione?

Creare un buon sistema di segnalazione non consente solo di tutelare i soggetti che segnalano i reati o gli atti illeciti ma generà per l’azienda i seguenti vantaggi:

  • individuazione tempestiva di illeciti o reati commessi all’interno dell’azienda o dell’ente. Questo permette di identificare e intraprendere azioni correttive e risolutive che possono evitare l’insorgenza di ulteriori problematiche e limitano eventuali danni economici e finanziari.
  • limitazione della fuga di notizie verso l’esterno. Questo riduce il rischio di danni reputazionali e di immagine dell’impresa o dell’ente coinvolto.
  • creazione e condivisione di una “Speak Up Culture” nell’organizzazione. Promuovere una cultura aperta basata sulla trasparenza e sull’importante principio dell’integrità favorisce le relazioni con i vari stakeholder aziendali e migliora la percezione e l’immagine dell’azienda.
  • perseguire gli obiettivi contenuti nell’Agenda 2030 dell’ONU per lo Sviluppo Sostenibile.
  • maggior affidabilità e credibilità dell’azienda e della sua reputazione agli occhi degli stakeholders.

Come possiamo aiutare la tua impresa? Ecco il valore aggiunto dei Professionisti Noverim!

Noverim – assumendo il ruolo di Compliance Advisor – può agevolare il processo di implementazione del sistema di whistleblowing con un approccio multidisciplinare sintetizzato come segue:

  • audit presso l’azienda (anche da remoto) per la verifica dei sistemi adottati prima del D.Lgs 24/2023;
  • redazione di un impianto di whistleblowing multi-compliant, attraverso la definizione di modalità operative in cui si articola il processo di gestione delle segnalazioni (es. canale di segnalazione, modalità di ricezione e analisi delle segnalazioni, modalità di tutela del segnalante al fine di prevenire eventuali ritorsioni, reportistica, ecc.);
  • percorsi formativi in tema di Whistleblowing;
  • gestione integrale (o parziale) del processo di analisi e approfondimenti sulle segnalazioni ricevute;
  • raccolta/ricezione delle segnalazioni (scritte e verbali) ricevute, per conto dell’impresa;
  • valutazione preliminare delle segnalazioni;
  • svolgimento (o supporto) di attività di investigazione;
  • suggerimento di azioni rimediali atte a prevenire il reitero dei comportamenti oggetto di segnalazione;
  • implementazione delle attività necessarie per rendere l’azienda compliant in tema di trattamento dei dati personali (integrazione dell’Informativa privacy, integrazione del registro dei trattamenti, nella nomina ad autorizzato del trattamento, etc.).
Certificazione della parità di genere

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