Gli adeguati assetti organizzativi | Noverim

Gli adeguati assetti organizzativi

10 febbraio 2020

 

Sin da quando ho letto il nuovo art 2086 C.c. così come riformato dal D.lgs. 14/2019 al secondo comma, ho pensato subito che si trattasse di ovvietà.

L’imprenditore in forma societaria o collettiva ha l’obbligo di adeguare l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile alle dimensioni dell’impresa.

Era davvero necessaria una legge per far capire all’imprenditore quanto sia fondamentale l’assetto organizzativo della propria impresa in funzione della propria dimensione?

Certamente il legislatore poteva essere più specifico e articolare meglio cosa s’intenda per adeguatezza dell’assetto organizzativo e quale sia il più adatto per ogni dimensione.

Non avendolo fatto, colgo l’occasione per sopperire io a questa mancanza riportandovi fatti realmente accaduti ad alcuni dei miei clienti.

Dell’utilità di organizzare il processo produttivo aziendale non scriverò perché non esiste uno standard e ciascun imprenditore sa bene come fare il proprio prodotto. Sia che tu abbia un piccolo bar, una cartoleria o un’officina con molti dipendenti in questo articolo non entrerò nel merito del tuo lavoro specifico per aiutarti a produrre o vendere meglio i tuoi prodotti e nemmeno per pubblicizzarli (non è questo il contesto). Piuttosto voglio focalizzarmi su quelle attivita’ amministrative di base a cui si riferisce la normativa. Se pensi che della parte amministrativa se ne occupi interamente il tuo commercialista, a meno che tu non sia il suo solo pensiero dalla mattina alla sera e tutti i giorni, hai fatto male i conti. E bada bene che non è buona cosa accentrare tutte le attivita’ su una sola persona, a meno che non lo faccia tu imprenditore.

Il controllato ed il controllore devono sempre essere contrapposti.

Chi si occupa di verificare le fatture ricevute dai fornitori? Chi si occupa di pagarle? Chi riceve gli ordini? Chi emette le fatture? Chi si occupa della comunicazione con il commercialista? Chi verifica i mancati incassi? Chi decide di pagare o addirittura di non pagare gli F24?

Spesso nella mia realtà professionale mi è capitato di trovare aziende di piccolissime dimensioni in cui l’imprenditore è una persona anziana (magari già in pensione), che frequenta l’azienda un paio d’ore al giorno ma in quel poco tempo vuole dire e fare secondo le proprie convinzioni e i propri modi. Ha creato l’azienda molti anni prima, ci tiene più che alla moglie, l’ha vista nascere come i suoi figli, che ha infatti inserito con due stipendi per dar loro garanzia che il suo “giocattolo” rimanga in mani di famiglia, che sia tramandata e da loro definitivamente gestita, ma solo quando lui passerà a miglior vita.

I figli, dal canto loro, sono più tecnologici dei genitori, usano lo smartphone, hanno mentalità più proiettata ad una gestione manageriale, ma spesso fanno i dipendenti. Vivono nella cosiddetta zona di comfort e si limitano a svolgere il compitino. Quando non ci sarà più papà, si vedrà.

In una situazione simile l’imprenditore non più giovanissimo non sapeva neanche cosa fosse una mail, men che meno potevo spiegargli come accedere alla PEC, scaricare il file xml, generare e trasmettere la Fattura Elettronica o accedere al cassetto fiscale. Mi è capitato di non sapere chi tra loro doveva autorizzare il pagamento degli F24 in scadenza: in sostanza mi son ritrovato a non avere un interlocutore con cui interfacciarmi in base alla questione amministrativa affrontata di volta in volta.

Ecco allora che la primissima cosa da fare, non solo per adeguarti al dettato normativo, ma soprattutto per render chiaro all’interno e all’esterno quali sono le responsabilità e i responsabili incaricati, è quella di creare un organigramma dettagliato in cui tutte le persone che lavorano nella tua azienda (te compreso) siano ricollegate ad uno o più incarichi (anche se banali!).

La funzione amministrativa è strategica per l’azienda, la tua bussola per navigare. Non trascurarla!

E allora in via non esaustiva voglio darti un breve elenco di compiti che dovrai ricollegare a specifiche figure in azienda al fine di creare il tuo organigramma:

  • Ricezione Ordini
  • Corrispondenza fra ordine e merce
  • Emissione fatture
  • Ricezione fatture di acquisto e corrispondenza col fornitore
  • Autorizzazione al pagamento fatture e F24
  • Verifica incassi
  • Recupero credito e gestione dell’insoluto
  • Verifica settimanale PEC e accesso al cassetto fiscale INPS, Entratel

Ove possibile è bene considerare di non concentrare su di un solo soggetto attivita’ fra loro collegate in modo da creare vincoli di controllo. Ad esempio, se chi riceve la fattura di acquisto è anche incaricato di pagarla, il rischio è che qualche fattura possa scappare oppure qualche ammanco di denaro possa essere mascherato con fatture false.

 

Dott. Sandro Tucci

 

I commenti sono chiusi.